Anwendungsbericht

Automatisierte Erfassung von Fortbildungspunkten


Seit Jahren besteht für alle Ärztinnen und Ärzte die vom Gesetz geforderte Nachweisverpflichtung für Fortbildungen. Der Landesverband Baden-Württemberg hat diese Nachweispflicht nun mit Hilfe einer innovativen Barcodelösung automatisiert und damit für einen wesentlichen Bürokratieabbau in der Praxis gesorgt.

Im Landesverband Baden-Württemberg gibt es zurzeit etwa 350 sogenannte Moderatoren - das sind Ärztinnen und Ärzte, die eine spezielle Weiterbildung absolviert haben und mindestens viermal im Jahr Fortbildungsveranstaltungen für ihre Kollegen anbieten. Die Moderatoren müssen die Teilnehmer von rund 1.400 Veranstaltungen erfassen und dokumentieren. Um den damit verbundenen Aufwand zu minimieren, werden die Moderatoren jetzt mit einem System zur mobilen Barcode-Erfassung und –übertragung an den Server des Verbandes ausgestattet.

„Die Ärztinnen und Ärzte haben heute lediglich noch den HÄV-Mitgliedsausweis beziehungsweise den Fortbildungsausweis ihrer Hausarztzentrierten Versorgung (HZV) bei der Fortbildungsveranstaltung dabei“, beschreibt Regine Sigmund, Geschäftsführerin des Landesverbands Baden-Württemberg, den ganz großen Vorteil dieser Lösung im Praxisalltag aller Beteiligten. „Die Teilnahme wird dann per Scan des Barcodes mit der persönlichen Identifizierungsnummer dokumentiert und an die zuständige Landesärztekammer weitergeleitet.“ Jeder Arzt könne darüber hinaus seine besuchten Fortbildungen im Arztportal ansehen und sich bei Bedarf eine individuelle Teilnahmebescheinigung ausdrucken. Die steigert die Transparenz und beschleunigt den administrativen Aufwand.


Mini-Datensammler im Streichholzschachtel-Format


Zur Umsetzung dieser Lösung hat der Landesverband ein innovatives System im Einsatz, das die ärztliche Nachweispflicht über den Besuch von Fortbildungsveranstaltungen automatisiert verwaltet. Der Realisierungspartner AISCI Ident hat bis heute rund 300 mobile Datenerfassungsgeräte vom Typ KoamTac KDC100 an den Landesverband geliefert und für diesen ganz speziellen Anwendungsfall konfiguriert. „Mit Hilfe dieser Mini-Datensammler vom Format einer Streichholzschachtel ist nun eine schnelle Datenerfassung per Laserscanner sowie die einfache Kontrolle per Display möglich“, erklärt Sascha Radovic, bei AISCI Ident verantwortlich für das Projekt. „Durch Hinterlegung eines Datums- und Zeitstempels kann das System die gesammelten Daten der Moderatoren identifizieren und in eine Buchung umwandeln.“ Der Speicher ist groß genug für die Erfassung mehrerer tausend Barcodes mit Datums- und Zeitstempel. Die Datenübertragung und das Aufladen der Akkus erfolgt per integriertem, schwenkbarem USB-Stecker.

Eine der zentralen Herausforderungen in dem Projekt war die Anpassung der Lösung an die individuellen Rechnerstrukturen beziehungsweise Betriebssysteme auf Seiten der Moderatoren. „Da diese Anbindung so einfach wie möglich vonstatten gehen sollte, haben wir eine eigene Installationssoftware programmiert, die die Moderatoren über ein einfaches Programm-Download direkt von der Internetseite des Verbandes vollautomatisch auf ihrem Rechner installieren können“, so Radovic. „Der Datentransfer an den Verband erfolgt dann über den PC via HTTP-Port an einen zentralen Server.“ Grundsätzlich seien allerdings auch andere Möglichkeiten des Datentransfers denkbar, zum Beispiel über den Versand per E-Mail.


Cologne Intelligence stellt Vertragskonformität der Ärzte sicher


Softwareseitig erhielten die Projektpartner weitere Unterstützung von den IT- und Prozessberatern von Cologne Intelligence. Diese haben sowohl das webbasierte Arztportal des Deutscher Hausärzteverbands als auch das Verwaltungssystem umgesetzt. „Somit können sich die Ärzte selbst Informationen über ihr individuelles Fortbildungskonto verschaffen“, erklärt Alexander Schuh, Business Analyst bei dem Kölner Unternehmen. „Da auch die Moderatoren ihre Veranstaltungen in dieses System einstellen, ist darüber hinaus eine sehr einfache Zuordnung möglich.“ Das Verwaltungssystem nimmt die Daten vom Scanner von AISCI auf, verarbeitet diese weiter und sorgt dafür, dass ein Soll-Ist-Vergleich problemlos durchgeführt werden kann. Die Erweiterung dieser Lösung auch auf andere Landesverbände sei ebenfalls geplant.


Über den Deutschen Hausärzteverband


Mit über 32.000 Mitgliedern ist der Deutsche Hausärzteverband e.V. der größte Berufsverband niedergelassener Ärzte in Deutschland und in Europa. Er vertritt die Interessen der Hausärztinnen und Hausärzte regional gegenüber Ärztekammern, Kassenärztlichen Vereinigungen, Krankenkassen und Landesministerien. Der Landesverband Baden-Württemberg mit Sitz in Stuttgart ist mit über 4.000 Mitgliedern der zweitgrößte Landesverband in Deutschland. Ein Schwerpunkt der Arbeit liegt auf den Hausarztverträgen mit den Krankenkassen. Derzeit sind in den Verträgen insgesamt rund 1.5 Mio. Versicherte von über 3.500 Hausärzten eingeschrieben.

Diesr Artikel ist erschienen in der Ärzte-Zeitung vom 07.11.2013

Claudia Wehmeyer

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